"Коробка", SaaS или заказаная разработка? Что использовать для автоматизации компании

Автоматизировать — делегировать рутинные обязанности системе, которая справится с ними гораздо быстрее и качественнее, чем человек. Сегодня автоматизация стала привлекать не только крупные, но и небольшие организации. Причина тому — экономия времени и уменьшение издержек бизнеса.

Автоматизация и процессы

Автоматизация невозможна без процессов, которые бы выстроили поэтапное действие каждой из структур компании.

Прежде проводится анализ внутренних процессов компании — «информационное обследование». Происходит сбор информации о том, из каких структур состоит организация, как они работают и какие цели преследуют в процессе. Из этих деталей формируется «миссия организации». На основе, «миссии организации» проектируется модель работы компании и ее информационная инфраструктура.

После того, как внутренние бизнес-процессы компании разложены «по-полочкам», определяются характеристики системы, которая подходила бы под уже существующую модель. Разрабатываются требования к специфике будущего ПО.

Когда определены цели и задачи, начинается процесс подбора ПО для бизнеса. Здесь учитываются цена, гибкость, скорость, удобство и т.д. Обсуждаются риски и перспективы внедрения той или иной системы.

После выбора происходит внедрение ПО, тестирование. В процессе внедрения компания знакомится с системой через прямое использование.

В чем плюсы от автоматизации?

  • Произойдет рост согласованности действий персонала и качества его работы;
  • Будет создана система планирования компании, документооборот станет проще;
  • Произойдет систематизация данных и их автоматический анализ;
  • У руководителей появляется возможность следить за KPI-ключевыми показателями эффективности сотрудников;
  • У работников уменьшится объем рутинной работы, что приведет к сокращению реальных издержек в среднем на 30%. Этот плюс можно проиллюстрировать на примере одного из наших проектов, в котором благодаря автоматизации компания экономит порядка 526 миллионов долларов в год, при стоимости разработки 108 тысяч и ежегодной поддержки на сумму 40 тысяч долларов.

Упомянутые выше изменения ведут к увеличению конкурентоспособности компании на рынке, что, согласитесь, является весомым аргументом в пользу автоматизации.

Как внедрить автоматизацию в бизнес?

Когда бизнес-процессы компании изучены, выявлены основные цели и задачи внедрения автоматизации начинается анализ того, какая из систем будет использоваться в конкретном случае. Стоит выбор между тремя технологическими продуктами: “коробка”, Saas разработка или заказное ПО. И у каждого из вариантов есть ряд характеристик, которые делают систему более привлекательной или наоборот-отталкивают заказчика.

“Коробочное” решение

“Коробка” — готовый к “употреблению” продукт. В ней уже есть базовый набор функций, которыми можно воспользоваться сразу после установки.

Это, конечно, первое преимущество. Но только в том случае, если сотрудникам не хочется вникать во все процессы, внедрять систему четко и максимально эффективно. Купил-установил, а дальше «как пойдет».

Следующий плюс коробочного выбора — это цена. Если сравнивать стоимость «коробки» и заказного по, то счет будет 1:0, в пользу коробочного решения. Цена здесь, действительно, ниже, чем у заказных решений. Это обусловлено массовостью продаж «коробочных» решений.

Еще одно преимущество «коробочных» решений-быстрая покупка новых модулей для системы.

Что же касается главных «НО”, они же недостатки «коробочных решений.

  • В процессе моделирования решения специфика бизнеса не учитывается. «Коробки» устроены таким образом, что бизнес будет подстраиваться под ПО, а не наоборот;
  • Нет индивидуального подхода в процессе разработки. Заказчик всегда должен помнить, о том, что разработчики настраивают «коробочные» решения так, чтобы они понравились большему числу компаний. Чем больше-тем лучше;
  • Ограниченность масштабирования. Такие программы зачастую рассчитаны на фиксируемое количество пользователей;
  • Отсутствие качественной технической поддержки. Из-за массовости продаж центр технической поддержки просто не справляется с потоком обращений. Проще говоря: количество продаж в несколько десятков раз выше, чем количество сотрудников в штате, которые могли бы решить проблемы.
  • «Коробочные решения” не охотно работают в интеграции с другими приложениями. Это выстраивает некие ограничения при работе с «коробкой».

Saas

Saas-программное обеспечение как услуга (SaaS — Software as a service)

Gartner (ведущая мировая исследовательская компания в сфере информационных технологий) называет SaaS программным обеспечением, которое поставляется заказчику и управляется провайдерами удаленно. ПО основано на модели «один ко многим» и имеет одни общие определения кода и данных.

Преимущества использования «программного обеспечения как услуги»:

  • Нет необходимости в установке программного обеспечения на рабочие места, т.к. доступ осуществляется через интернет.
  • Из пункта выше следует такой пункт как доступность. Т.е. при наличии выхода в интернет вы будете всегда иметь доступ к ПО.
  • Сокращение денежных затрат на развёртывание ПО или системы в компании. Сюда входит оплата труда работников и т.д.
  • Сокращение затрат на техподдержку и обновление систем. Это объясняется тем, что все обновления выполняются поставщиком. Он следит за наличием у вас последней актуальной версии программы.

Недостатки использования SaaS:

  • Необходимость передавать коммерческие данные стороннему провайдеру услуг.
  • Отсутствие открытого программного кода. Это не дает доступа к просмотру исходного кода программы, что мешает принять участие в доработках и изменения программы. Отсутствует возможность просмотреть моменты, которые бы угрожали системе. Например, скрытое слежение за пользователем программы.
  • При проблемах, связанных с работой интернета, могут возникнуть перебои в работе программы. А это в свою очередь тормозит процессы работы компании.
  • Низкая защищенность передачи данных через стороннего провайдера. Это может привести к «утечке» данных. Такие проблемы, в последнее время, случаются даже у именитых компаний Силиконовой долины. Что уж говорить о небольших организациях.
  • Отсутствие возможности качественной интеграции с внешними системами.

Заказное решение

Как и в случае с “коробкой” о принципах создания заказного решения название говорит за себя. Есть определенный заказ на ПО, который необходимо реализовать.

Разработка заказного решения-более длительный и детальный процесс, в сравнении со всеми остальными.

Благодаря подробному анализу компании, который основан на «информационном обследовании» выстраивается стратегия работы с клиентом индивидуально. Каждый из этапов продуманной стратегии согласовывается с заказчиком: от момента планирования до реализации и внедрения.

Главное преимущество заказных решений для бизнеса-это персональная работа с каждым заказчиком. Руководитель не получит “кота в мешке” при покупке решения. А все потому, что каждое заказное решение создается под бизнес. Каждый этап разработки включает в себя индивидуальную работу с заказчиком: обсуждение функций системы, интерфейса и т.д.

Такая разработка может похвастаться наличием открытого кода. Это в свою очередь дает возможность вносить в ПО доработки и коррективы на разных уровнях.

Индивидуальная работа подразумевает более расширенный функционал. Особенно, если сравнивать его с “коробочными” решениями, где заказчику представлен только базовый набор.

К тому же, преимущество заказного ПО в быстродействии процессов и оптимальной устойчивости к нагрузкам. Это те показатели, которые отвечают за качество функционирования системы.

Качественная техническая поддержка от разработчиков-это еще один плюс заказного проекта. В решении всех возникающих вопросов касательно системы на помощь придет разработчик. Зависит от условий поддержки, которые также обговариваются заранее.

Еще один плюс расширенного заказного ПО возможность ее сопряжения и интеграции с другими техническими продуктами(приложениями, базами данных и тд).

Таким образом у заказчика есть система, которая оптимизирует и повышает эффективность процессов его бизнеса. Это ли не счастье?

“НО…”

Но тут на ум приходит цитата Евгения Чичваркина: «Ничто не работает так хорошо, как собственноручно изобретенный велосипед.». И не поспоришь. Если мы хотим гонять на классном новом велосипеде, то лучше всего будет собрать его из деталей, которые нужны вам, чтобы потом тот полностью оправдал ваши ожидания на крутое вождение. Да, он будет дороже того велосипеда, что продают на рынке. Зато транспортное средство будет подходить вам идеально, в отличии от готовых покупных, в которых обязательно что-то будет не устраивать.

Демонстрация «велосипедов»

И как же без примеров. Чтобы системы стали понятными, далее будут представлены действующие проекты, которые сейчас автоматизируют большинство компаний. У ПО различные подходы к автоматизации, как и у самих компаний.

«Коробочные» решения

1С-это программные продукты для хранения данных и организации учета в электронном формате.

У 1С существуют разного рода конфигурации, которые определяются в зависимости от целей внедрения и предметной области. Это может быть торговля, учет, производство и тд.

Особенности программы:

  • Отсутствует сложность в первичной настройке программы. Все готово к использованию. Необходимо ввести данные об организации и указать параметры учета;
  • Программа позволяет составлять план , формирует платежный календарь;
  • Есть система отчетности и ведения документооборота;

1С erp

  • Делается упор на управление в большей степени производственными процессами;
  • Функциональность ERP является укомплектованной системой, объединяющей в себе типовые конфигурации 1С;
  • ERP 1C – более продвинутая и мощная из всех конфигураций 1С. У нее есть возможность полноценного управления производством.
  • Работа сотрудников в единой информационной базе, независимо от вида учета, который они ведут. Поэтому нет необходимости проводить обмен между базами, как это бывает при использовании нескольких разрозненных программ учета.

Saas

Хантфлоу

«Хантфлоу» — сервис, который помогает автоматизировать рекрутинг. Одно из главных его преимуществ — это процесс выполнения работы в формате “одного окна”, т.е. поддержка многозадачности: пополнение базы резюме, назначение собеседований, отправлять сообщения заказчикам и формировать отчеты о работе. Этот пункт дополняет просто и понятный интерфейс программы, возможность сохранения резюме из разных источников (LinkedIn, Авито, ВКонтакте, Facebook и др). Таким образом расширяются возможности при поиске кандидатов из разных сфер деятельности.

К тому же, у сервиса есть система планирования собеседований. Отметка числа в календаре с прикреплением резюме. «Хантфлоу» обладает интеграцией с телефонией и SMS. Есть приложение, которое определяет кто именно из кандидатов звонит в данный момент. И рекрутер заранее настраивается на разговор.

HR-BOT

Или HR Messenger-это программа, которая реализует коммуникацию с кандидатом, исключая присутствие реального HR-менеджера. Задача процесса-передать кандидату стандартную информацию о той или иной вакансии. Программы могут вести общение с кандидатом не только при первом отклике, но и до момента трудоустройства. Это в значительной мере помогает сэкономить время рекрутера на поиск подходящих кандидатов и сокращает нагрузку на HR-отдел на максимум.

Сегодня HR-BOTы есть в системе таких крупных компаний как агентство Kelly services, H&M, Gloria Jeans,Sephora и др.

Заказные решения

Для демонстрации заказных продуктов мы решили взять два кейса нашей компании.

Примеры наших разработок для клиентов

Автоматизированная платформа для взаимодействия с клиентами

Платформа создана для холдинга, который занимается бухгалтерским аутсорсингом.

Система построена следующим образом:

  • Есть личный кабинет, в котором клиент может отправлять обращения в компанию, ставить задачи и следить за ходом их исполнения;
  • Обращения автоматически поступают к нужному сотруднику. Каждому обращению присваивается статус, который меняется в зависимости от этапа выполнения задачи;
  • Переписка и обмен файлами также ведутся через платформу.
  • Есть возможность формирования отчетности по проделанной работе и контроль за работой специалистов.
  • Заключение договоров на обслуживание, выбор тарификации, оплата, контроль документации сотрудников также внутри.

Дополнительно можно ставить задачи внутри компании, регулировать KPI сотрудников и автоматически считать заработную плату.

С помощью платформы удалось:

  1. повысить прозрачность процессов работы с клиентами;
  2. внедрить возможность формирования и отслеживания KPI;
  3. сократить количество входящих каналов информации: — сократить количество входящих каналов информации.

Стоит также отметить, что благодаря внедрению платформы холдинг снизил издержки в 6 раз. Срок окупаемости 7 месяцев.

Приложение S-Agro

Продукт функционирует как торговая площадка: поставщики продукции и услуг публикуют объявления, а остальные пользователи отправляют предложения. Подходящее выбирается методом торгов.

В приложении представлено 3 роли — поставщик сельхоз продукции, логист и брокер. У каждой из ролей имеется функционал и поля.

Представлена статистика о сделках и покупках и продажах. Но частично. Полный объем информации доступен только в админ панели заказчика.

С помощью внедрения приложения удалось:

  • сделать рынок сельхоз продукции более прозрачным за счет сбора информации о покупках и продажах;
  • устранить посредников между поставщиками сельхоз продукции и покупателями (поставщик продукции связывается напрямую с покупателем).

Получился продукт, который сейчас успешно реализовывает себя как стартап и привлекает заинтересованных в Казахстане и других странах.

Думайте сами, решайте сами

Вы сами выбираете «велосипед», который будет везти вашу компанию по рынку. Согласитесь, оптимальное решение в таком случае: качественный продукт, который разработан персонально для вас.

Вдобавок хочется отметить, что если бы мы в ходе статьи вели счет, то победителем оказалось бы заказное решение. Здесь балл и за открытый код, и за высокую устойчивость к нагрузкам, за быстродействие и интеграцию с внешними системами. Проиграл заказной «велосипед» только в скорости внедрения. По остальным параметрам-безоговорочный лидер.

Это ли не повод задуматься над выбором именного этого пути автоматизации компании?