Автоматизация бизнеса | Sailet

Автоматизация активно внедряется во все сферы современной жизни. Бизнес не является исключением. Все больше бизнесменов принимают решение автоматизировать деятельность своих фирм, компаний. Процесс автоматизации имеет определенные преимущества и цели. Чтобы их достичь, требуется выполнить несколько этапов.

Основные особенности

Под автоматизацией бизнеса понимается использование специализированных программ, информационных систем, выполняющих и контролирующих конкретные производственные операции, задачи.

Основная цель автоматизации бизнес-деятельности состоит в решении следующих задач:

  • Освобождение ресурсов.
  • Своевременное реагирование на изменения, происходящие на рынке.
  • Быстрое принятие решений, важных для развития и успешности бизнеса.
  • Возможность четко планировать дальнейшие действия.

Все это позволяет фирме успешно существовать в конкурентных условиях, развиваться и работать в режиме многозадачности.

Гарантированные преимущества

Преимущества, которые гарантирует автоматизация бизнеса, выражаются в следующем:

  • Операционная эффективность улучшается. Традиционные барьеры между информацией и коммуникацией уходят, качество обслуживания клиентов растет, ускоряется генерация прибыли.
  • Деятельность компании становится более согласованной и качественной. Использование современных систем, программ, оборудования гарантирует, что все действия осуществляются одинаково результативно. Появляется возможность обслуживать клиентов при более низких расходах. Влияние человеческого фактора сводится к минимуму.
  • Время экономится. Одни из важнейших аспектов автоматизации — это тайм-менеджмент и эффективное перераспределение обязанностей. Простые, повторяющиеся действия (рассылка уведомлений, составление планов интернет-публикаций и др.), выполняются компьютерами. Сотрудники привлекаются к решению более важных и сложных задач. В итоге производительность труда заметно растет.
  • Процессы становятся прозрачнее. Производство, биллинг, обслуживание и прочие важные этапы бизнес-деятельности оптимизируются, проконтролировать их выполнение с помощью современного оборудования и выявить ошибку становится легче.

Еще одно важное преимущество автоматизации бизнеса заключается в том, что появляется возможность эффективно настроить деятельность фирмы, предприятия под конкретные объемы.

Автоматизированные системы

Первым шагом автоматизации любого бизнеса является выбор программы, которая будет отвечать за управление процессами. Вот несколько вариантов, получивших высокую экспертную оценку:

  • StorVerrk CRM.
  • Dynamics 365.
  • Битрикс24.
  • 1C:CRM.

Наибольшую популярность в различных бизнес-направлениях получила программа SAP CRM. Она считается универсальной, поскольку позволяет решать как краткосрочные задачи, так и достигать целей в долгосрочной перспективе.

Также, вы можете заказать разработку собственной системы, в которой будут учтены все нюансы вашего бизнеса. Для этого нужно заполнить форму.

Этапы автоматизации

Когда программа автоматизации бизнеса выбрана, следует определиться с задачами, которые она должна выполнять. Проще всего сделать это, ответив на два вопроса:

  1. Чем конкретно занимаются сотрудники компании, фирмы предприятия?
  2. Какие проблемы возникают у них в ходе выполнения привычных действий?

Начинать автоматизацию следует с проблемных участков, которые замедляют другие этапы общего рабочего процесса.

Следующим этапом рекомендуется отразить данные в таблицах. К ключевым относятся таблицы под названием:

  • Заказы.
  • Заказчики.
  • Сотрудники.
  • Счета.

Каждая таблица должна иметь подробное наполнение соответствующей информацией. При необходимости можно добавить новые таблицы. Важно постоянно мониторить содержание и регулярно вносить актуальные сведения.

Далее нужно определить круг людей, которым будет предоставлен доступ к системе и содержащихся в ней данных. Обязательно продумать схему добавления, изменения, удаления тех или иных данных.

После этого можно переходить к созданию шаблонов. Они избавят сотрудников от однотипной работы (к примеру, заполнения документов, составления счетов, создания заявок). Шаблоны должны быть максимально гибкими, состоящие изосновной и добавляемой части.

Следующий этап — автоматизация бизнес-деятельности в интернете для работы с клиентами. Он реализуется с помощью рассылок. В процессе их настроек следует учесть следующие моменты:

  • Способ информирования (SMS, e-mail).
  • Частоту (ежемесячно, один раз в квартал и др.).

Особое значение имеет содержание рассылки. Она должна включать в себя только основные данные без лишних картинок, дополнительных файлов. У клиентов должна быть возможность самостоятельно отказаться от подобных уведомлений.

Рассылка должна осуществляться только по значимым поводам. Иначе она будет классифицирована как спам. Если отправлять письма в больших количествах, это приведет к блокировке.

Информационная база, используемая в бизнес-деятельности, постоянно корректируется. Процедура автоматизации подразумевает обязательное информирование конкретных сотрудников о произошедших изменениях. Для этого используются напоминания — короткие sms или электронные сообщения, содержащие только актуальную информацию. К примеру, «У вас новое задание», «Время на выполнение заказа заканчивается» и пр.

Если деятельность фирмы предполагает частые вычисления, их также следует автоматизировать. Для этого требуется определить два важных момента:

  • В каких таблицах нужны вычисляемые поля.
  • Какие формулы необходимы для расчетов.

Информация для автоматизации вычислительных процессов может содержаться в разных таблицах. Поэтому между ними должны быть проставлены связи.

Заключительный этап автоматизации бизнеса предполагает выбор отчетов, которые будут формироваться мгновенно. Этот шаг нужен, чтобы руководители и уполномоченные сотрудники получали своевременные и правдивые данные о реализованных процессах, а на их основании анализировали общее состояние дел.

Мгновенные отчеты не должны быть перегружены информацией. Лучший вариант их оформления — графики, схемы, диаграммы с небольшим текстовым пояснением.

Мы рассказали про базовую автоматизацию бизнеса. Одно из самых приоритетных направлений любой компании — это продажи. В действительности мы занимаемся разработкой под конкретный бизнес с учетом всех нюансов и возможностью вертикального и горизонтального масштабирования. С нашими работами вы можете ознакомиться в портфолио.